Hospedeiras: A Chave do Teu Evento

13 de março de 2023

Tens um evento em breve? Antes de começares a contratar diferentes serviços a vários fornecedores, tem em atenção o produto que vais comunicar, o perfil do cliente a que te diriges e o teu objetivo para este evento.

Enquanto que uma conferência beneficiará de uma equipa experiente nesse formato, o teu stand numa feira pode brilhar com a equipa mais carismática ou o lançamento do teu novo produto pode ser abrilhantado por promotoras que receberam formação sobre as suas características e pontos fortes, encantando os teus convidados em momentos estratégicos do evento.

Cada momento é uma oportunidade de alcançar o teu cliente, cada detalhe importa para o fazer chegar mais longe. Além da escolha do local, catering, entretenimento, entre outros alicerces do evento, não te podes esquecer da cara que lhe darás - as hospedeiras.

Em que pode uma equipa bem selecionada fazer a diferença?

1. Mood do evento

As hospedeiras definem o mood para o evento desde que o convidado chega para o check in. Uma receção mais formal ou mais divertida, uma imagem mais elaborada ou mais descontraída, uma identidade mais séria ou uma farda mais extravagante. Tudo depende da energia que pretenderes passar.

2. Resolução de problemas

Uma equipa organizada, preparada e atenta é crucial para manter a ordem no evento e a boa disposição dos teus convidados.

Seja no encaminhamento para os locais chave do evento, na ajuda a encontrar a solução para um desafio ou naquele sorriso confiante para com um interveniente mais nervoso, o papel da hospedeira é assegurar que tudo decorre como previsto e sempre em tranquilidade, antecipando problemas e estando atenta a cada pequeno detalhe.

3. Proximidade

Muitas vezes, não é a ti que chegam os problemas ou insatisfações no decorrer de um evento. Chegam, sim, à equipa que esteve lado a lado com os participantes enquanto o evento decorria, a equipa que lhes deu as boas-vindas e se despediu deles na hora de fechar portas.

Enquanto acompanham os teus convidados, verificam constantemente se as expectativas estão a ser atendidas e acabam por ser confidentes em alguns momentos chave, pelo que a escolha de uma equipa unida e motivada é essencial para um debriefing eficaz, com vista a que o próximo evento seja ainda melhor.

4. Identidade única

Mais do que a roupa que as hospedeiras vão usar, para estarem de acordo com a tua marca e identidade do evento, é importante que se sinta conexão em tudo o que está a acontecer. Para isso, mais do que trabalhar com uma série de hospedeiras escolhidas a dedo, faz toda a diferença trabalhar com uma equipa que se conhece e trabalha como uma só. Todo o evento deve espelhar a mesma mensagem, toda a comunicação deve ser alinhada e convergir para o coordenador no tempo certo, todos os processos devem estar treinados e preparados para o grande dia.

Muitas são as falhas que podem acontecer durante um evento, por isso nada como ter por perto uma equipa em quem confias.

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