Guia para um Onboarding Eficiente e Inesquecível

20 de março de 2023

Sabes qual é a receita para uma empresa de sucesso? Uma boa dose de vendas fechadas, colaboradores da melhor qualidade e o mínimo possível de rotatividade, tudo isto com redução eficiente dos custos de produção. Mas como alcançar esta mistura perfeita?

O segredo está no onboarding, que é como quem diz no “embarque”, mas sem as passagens caras e as malas pesadas. É o momento de acolher e integrar os novos membros da equipa, fazendo com que eles mergulhem na cultura, valores e métodos operacionais da empresa de forma positiva e produtiva. Na realidade, é como preparar os passageiros para uma viagem de sucesso.

Então, aperta o cinto e prepara-te para embarcar no mundo do sucesso empresarial. O primeiro destino é o conceito dos 4 C's:

1. Conformidade: a primeira etapa consiste em garantir que o novo funcionário está em conformidade com todas as políticas, normas e regulamentos da empresa e inclui o preenchimento de formulários, a apresentação de documentos e a realização de formações obrigatórias.

2. Clarificação: nesta etapa focamo-nos no esclarecimento das funções e expectativas de parte a parte, para que saiba o que se espera dele e como o seu trabalho se insere na estratégia e objetivos da organização.

3. Cultura: é a apresentação da cultura organizacional naquilo que são os seus objectivos, valores e visão, bem como os comportamentos esperados dos colaboradores.

4. Conexão: finalmente, pretende-se ajudar o novo funcionário a conectar-se com a equipa, a empresa e a sua nova função, através de atividades de integração, estabelecimento de metas claras e mantendo feedbacks constantes - é essencial que o novo colaborador se sinta acolhido e valorizado pela empresa desde o início de sua jornada.

Seguimos viagem para o segredo de um onboarding bem sucedido - o itinerário. Prepara o plano antecipadamente e não saltes nenhuma paragem:

1. Planeia o processo

Antes de iniciar o onboarding, há que definir duração, prazos, meios e objetivos específicos, estabelecendo metas e responsáveis para cada uma das etapas. Cria um cronograma para que todos os envolvidos percebam o plano de forma clara.

2. O guia da nova casa

Ainda antes do primeiro dia, envia ao novo membro um Guia de Boas-Vindas ou um Manual do Colaborador que contenha notas sobre a história, valores, missão e visão da empresa. Inclui ainda informações práticas relacionadas com o período de experiência, o dia de admissão, procedimentos a adoptar e esclarecimentos importantes como o vencimento ou o tipo de contrato.

3. Café e boa prosa

No primeiro dia, sê receptivo e simpático com o novo colaborador e cria um ambiente onde ele possa sentir-se bem-vindo. Lembra-te de que ele pode estar ansioso e inseguro. Um café, uma mensagem e um kit de boas-vindas são ótimas ideias para quebrar o gelo inicial. Muitas vezes é nesta altura que se entregam as fardas e alguns dos brindes ou produtos personalizados com o logotipo da empresa.

4. Prepara o posto de trabalho

Está na altura de garantir que o novo elemento tem todos os recursos, materiais e equipamentos necessários para executar o seu trabalho com eficiência. Isto passa pela disponibilização de documentos e ferramentas mais básicas, mas também pelo acesso à conta de email e outros softwares que possam ser necessários.

5. Chegaram reforços!

Anuncia a chegada do novo colaborador a todos os membros da equipa com uma mensagem divertida e um resumo do seu perfil e funções.

6. Apresenta o colaborador

Agenda uma apresentação formal do novo colaborador à equipa mais próxima, seja em grupo ou individualmente. Oferece um pequeno-almoço ou um lanche para que todos possam conhecer e interagir com ele, abrindo a porta à criação dos primeiros laços.

7. Faz uma visita guiada

Dá a conhecer as instalações, fazendo o trabalhador sentir-se em casa. Introduz nas explicações elementos importantes como o horário de trabalho, as diretrizes da empresa e os procedimentos de segurança, entre outros. Apresenta cada área e departamento, identificando os colegas de trabalho e parceiros estratégicos.

8. Designa um mentor

Define previamente alguém na tua equipa para ser mentor do recém-chegado. Além de ajudar a acelerar a integração, caberá a ele estar disponível para responder a dúvidas e corrigir eventuais falhas, bem como garantir a aplicação das práticas, processos e normas da empresa. O seu feedback será por isso essencial em futuras avaliações no decorrer do processo.

9. Aposta na formação

Assegura a formação e orientação do novo membro. Privilegia sempre que possível a prática e oferece um manual de procedimentos que o auxilie a executar as suas tarefas de forma mais eficiente. Nesta fase, ele tem de ficar a par dos sistemas, ferramentas e recursos disponíveis - considera preparar um manual de procedimentos para reduzir erros de comunicação.

10. Diversão é a chave

É importante que o novo funcionário se sinta conectado com a equipa e com a empresa. Certifica-te, para isso, que todos os membros são incluídos no onboarding. Podes incentivar a integração, organizando refeições ou atividades de team building simples.

11. Cria oportunidades de networking

Estabelece canais de comunicação onde os novos funcionários possam partilhar ideias, questões e comentários. Proporciona oportunidades para a interação com outras pessoas da empresa e do sector.

12. Feedback é a alma do negócio

Durante o processo de integração, estabelece um sistema de feedback e avaliação, regular e construtivo, para que o novo colaborador saiba como se está a sair e tenham ambos a oportunidade de proceder a eventuais ajustes. É essencial que ele saiba que estás interessado na sua evolução e desenvolvimento.

13. Comemora o sucesso

É importante que ele sinta o reconhecimento da empresa e veja o seu esforço valorizado desde o início, por isso celebra com o novo colaborador o atingir de objetivos estipulados.

14. Prepara o futuro

O onboarding terminou, mas ele será um “rookie” durante bastante tempo. Por isso, mantém o acompanhamento e verifica regularmente se o novo membro continua a adaptar-se bem e consegue ser produtivo. Pede-lhe também a sua própria avaliação para que possam identificar áreas a melhorar.

Como todas as viagens de avião, o onboarding também pode ter as suas turbulências, mas com um bom espírito de equipa e foco nas soluções, é possível superar os desafios e chegar ao destino com sucesso. Afinal, o importante é aproveitar a jornada, aprender com as experiências e, acima de tudo, manter o cinto de segurança bem apertado.

Boa viagem, novos colaboradores!

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